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Cómo optimizar tus gastos comerciales en tu negocio o empresa

Las empresas tienen una variedad de gastos que deben pagarse para mantener las puertas abiertas. 

Estos incluyen los costos de nómina, servicios, alquiler, suministros y equipos solo por nombrar algunos. 

A veces, estos costos sufren de algo conocido como fluencia de la misión. Es decir, comienzan siendo manejables hasta que alguien decide que hay un poco más de espacio en el presupuesto para suministros adicionales, unas pocas horas más en la nómina o espacio de alquiler adicional. 

Lo más probable es que estos «pelos de punta» se hicieron con la intención de ayudar a tu negocio en lugar de perjudicarlo.

El problema es que todo esto se suma rápidamente y pone a prueba tu presupuesto. Sin embargo, algunos de los costos pueden ser beneficiosos, a pesar de que no están generando gran retorno. Para ayudarte a decidir qué costos son necesarios, aquí hay cuatro formas de optimizar tus gastos comerciales mientras te aseguras de que todos tengan lo que necesitan para hacer su trabajo.

1. Mantente en un presupuesto realista

A veces las personas tratan el presupuesto como una sugerencia en lugar de un límite superior para el gasto, o no creen que necesiten gastar hasta el último centavo asignado a su departamento. 

Luego hay momentos en que el dinero se queda corto y se requiere un recorte del presupuesto. Es una realidad frustrante dirigir un negocio. Por un lado, el dinero tiene que gastarse para poder operar, pero cuando las personas no prestan atención a sus límites financieros, no se gasta correctamente.

Esto no quiere decir que deba bloquear el presupuesto y repartir a regañadientes cada dólar cuando se lo soliciten. 

Por el contrario, debes ser realista y flexible. Tener una conversación con los que se gastan demasiado. Averigüa si el derrochador es capaz de recortar costos y mantenerse dentro del presupuesto. 

Habla con la persona que gasta menos para saber si realmente se necesita el dinero extra. Puede ser que el gasto excesivo necesite un pequeño recordatorio sobre la disciplina fiscal, mientras que el gasto insuficiente necesita evaluar cuánto dinero es realmente necesario para su departamento.

presupuesto calculos

Lo mismo ocurre con otros aspectos de la gestión de un negocio. Encuentra costos y recórtalos, pero gasta cuando sea necesario. A veces es necesario sacar dinero extra para contratar talentos o traer suministros adicionales para aumentar la producción. 

La disciplina fiscal tiene mucho sentido, pero hay momentos en que esa disciplina también implica hacer gastos ocultos.

2. Encuentra los gastos ocultos

Por ejemplo: la factura de electricidad está constantemente alto y nadie sabe por qué. Una indagación para encontrar el problema termina descubriendo los suministros de energía ininterrumpida (UPS) no utilizados que están enchufados.

Los elementos que una vez se conectaron permanecen toda la noche, y nadie pensó en desconectar los UPS de la pared.

Las fuentes de alimentación ininterrumpida tienen baterías que siempre se están cargando para suministrar energía a algo electrónico durante un corte de energía (Luces de emergencia). A pesar de que no hay nada enchufado, estos UPS aún consumen energía y mucha. Están creando un costo oculto al aumentar el uso de energía sin ser útiles.

Reduce, recorta y elimina estos costos ocultos auditando cada departamento. Averigua de qué usan más y determina si hay una manera de reducir el uso de ese elemento. 

3. Automatiza la TI siempre que sea posible

Pregúntale a cualquier dueño de negocio cómo se siente acerca de los costos de la tecnología de la información (TI) y te dirá que es dinero que no le gusta gastar. 

No es inusual que una empresa vea la TI como un costo conveniente sin ningún beneficio para la organización. La realidad es que TI mantiene una empresa competitiva de muchas maneras, y reducir el presupuesto puede dejar a una empresa vulnerable. 

En lugar de mirar a TI para ahorrar costos, haz que tu personal presente ideas para la automatización.

La automatización de ciertos procesos libera al personal de TI para dedicar más tiempo a solucionar problemas de los usuarios, reemplazar equipos y mantenerse a la vanguardia de los últimos ataques de seguridad. 

4. Subcontratar para ahorrar dinero

Por lo general, la idea es mantener la producción interna para ahorrar dinero, pero no siempre es realista, y enviar el trabajo al exterior tiene más sentido. 

Esto es especialmente cierto cuando hay un producto que vende y gana dinero, pero no vende lo suficiente como para justificar mejoras dentro del negocio.

mano con tecla outsourcing

Tercerizar un proceso a otra empresa puede generar un ahorro de dinero para tu empresa. 

Utiliza un proveedor externo que tenga la capacidad de realizar o crear, ya que podría hacer algo similar y ofrece el servicio por mucho menos que hacerlo internamente. 

Ayuda a reducir el costo de producción de ese artículo y elimina la necesidad de actualizar el equipo para obtener un producto ligeramente rentable.

 También existe el beneficio de no tener que deshacerse del equipo si el producto finalmente se descontinúa.

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