Abrir un negocio propio es a menudo un proceso de aprender sobre la marcha. Pero, cuantas más decisiones inteligentes se tome al principio, mayores serán las posibilidades de que la empresa tenga éxito.
Al final el cúmulo de decisiones acertadas determinará su suerte. Y para tomar decisiones acertadas debemos tener información como la que te compartimos en este post.
Así que vamos a ver con estas 5 máximas antes crear una empresa que te de rentabilidad:
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¿Por qué algunas empresas quiebran y deben cerrar y otras empresas son exitosas?
¿Qué ingredientes tuvo para lograr crecer y consolidarse en el mercado?
Es difícil determinar aquellas cosas específicas que llevaron una empresa de ser pequeña a grande. Pero algunas respuestas en una vista general, son estas.
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Sistematizar un negocio es la más ambiciosa meta de un negocio. Si lo logras, podrás poner en automático mucho del proceso que necesita para sobrevivir.
Por lo que hacer que cada proceso dependa de menos tiempo, es valioso. El tiempo es lo más valioso en los negocios.
La sistematización es el proceso de creación de procedimientos o políticas de operación estándar que están hechos a medida para tu negocio, para garantizar operaciones, orden y productividad sin problemas. Puedes aprovechar las fortalezas de tu negocio y encontrar el éxito continuo al replicar los procedimientos que funcionan mejor.
Así que en este post te vamos a enseñar a cómo lograr una sistematización en tu Empresa para lograr más optimización y obtener más tiempo para otras cosas importantes.
Si diriges un negocio que ha existido por algún tiempo, es probable que ya tenga algunos sistemas en funcionamiento. Este proceso no se trata de desmantelar y reensamblar su negocio, sino de hacer que los procedimientos antiguos o nuevos funcionen de la mejor manera posible, sin falta.
Si bien es posible que toda tu operación no te brinde los resultados deseados, existe una buena posibilidad de que tenga cosas que funcionen bien para ti. Necesitas maximizar todo tu potencial.
El CEO de SUM Innovation, Mathew Heggem,es un buen ejemplo Antes de sistematizar su negocio, una cosa que les iba bien era generar ventas. Pero mientras llegaban las ventas, tenían un problema para satisfacer adecuadamente las necesidades de cada cliente.
Estaba claro que su sistema de generación de ventas era bueno, por lo que tuvieron que crear sistemas efectivos para garantizar que las ventas fueran atendidas en su totalidad para hacer felices a los clientes.
Comienza este proceso haciendo una lista de todos tus sistemas. Revisa tu lista y hazte estas preguntas para cada elemento: ¿Por qué está este sistema en su lugar? ¿Qué problemas resuelve?
Para que un sistema sea efectivo, debe resolver un problema, de lo contrario, es irrelevante. Cuando cada sistema es una respuesta a una pregunta, entonces es el correcto.
¿Cuáles son las tareas que tanto tú como tus empleados realizan a diario? Antes de pasar por este proceso, apostariamos a que hay algunos que ni siquiera conoces: el tejido conectivo que mantiene todo unido, pero que nunca observaste cómo funciona.
Eso significa que es posible que no hayas tomado nota de algunas de las tareas pequeñas pero importantes que afinan tus operaciones, por lo tanto, dejándolas fuera de vez en cuando en detrimento de tu negocio.
Para comprender todos estos detalles, indícales a tus empleados que mantengan un registro de sus actividades diarias individuales y de equipo, durante aproximadamente una semana o más o menos. Al final de este período, tus registros te darán una idea clara de lo que cada empleado realiza y lo que contribuye.
Estudia los registros de sus operaciones para identificar tareas irrelevantes y duplicadas, y luego identifica las tareas que pueden realizarse mejor individualmente o en grupo. No deseas que dos o más empleados hagan lo mismo o pierdan el tiempo en procedimientos que puede prescindir. Agrupe tareas similares y asigne empleados específicos para manejarlas.
Esto puede parecer básico, pero a veces, los empleados hacen malabares con los procedimientos, sin darse cuenta del efecto que tiene sobre el resultado final.
Trabajar sin un flujo de procedimientos acordado, crea desorden en sus operaciones y dificulta las cosas.
Identifica las tareas principales que deben realizarse antes que las secundarias, para lograr buenos resultados.
Ahora que conoces los diferentes sistemas, eliminaste las tareas repetitivas y determinaste la secuencia, debes anotar todo por escrito.
La idea es que brindes a tus empleados una guía paso a paso de qué hacer y cómo hacerlo, en su ausencia. Debes crear un documento de instrucciones que un empleado pueda comprender e interpretar con poca o ninguna supervisión desde el principio.
Para DJ Carroll, presidente y fundador de EasyPro Property, el punto de inflexión en su negocio fue que los empleados comenzaran a trabajar sin tener que cuidarlos y tener la seguridad de que lo harían bien porque tenían procedimientos paso a paso.
Dividió su negocio en tres departamentos: Administración (Incluso usando facturación electrónica), Operaciones y Marketing, y puso a los líderes de equipo a cargo de los departamentos de Administración y Operaciones, mientras se concentraba en su especialidad y pasión por el Marketing.
Escribe tus procedimientos con acción, utilizando un formato de «cómo hacerlo». No solo les digas a los empleados lo que quieres que hagan, muéstrales cómo hacerlo. Para lograr mejores resultados, aproveche más imágenes que textos porque son más fáciles de entender y duran más en la mente de los empleados.
En este blog hablamos bastante de impuestos, facturas, mcontabilidad, negocios, etc. Pero es interesante entender de dónde viene esto de los impuestos. ¿Cómo se empezó a cobrar impuestos y cómo ha evolucionado? Así que te daremos una breve historia de los impuestos.
A lo mejor de esta forma, entendemos por qué hasta el día de hoy, es la única forma de sistener económicamente a un estado y bajo qué criterio, este nos cobra impuestos.
Allá vamos
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Hay cosas que los empresarios y dueños de negocios hacen en automático. El problema no estriba en automatizar, el problema está en que si automatizamos un proceso que se hace mal, estamos perdiendo dinero ya sea directa o indirectamente.
Así que para evitar que nos suceda esto, aquí te damos 5 secretos financieros del empresario exitoso:
Como empresa en crecimiento, las ganancias no son la mejor indicación de cómo está funcionando realmente tu negocio.
De hecho, a menudo puede ser desalentador. Matt Rissell, CEO de TSheets , nos recuerda que «una empresa nueva o de rápido crecimiento se gastará rápidamente el efectivo».
Si el negocio está en auge, verás que tu efectivo se está agotando más rápido de lo esperado. Tus ganancias pueden ser bajas, pero eso podría deberse a que el crecimiento es rápido. En su lugar, calcula las tasas de crecimiento de tu negocio para ver si vas por el camino correcto.
Sin embargo, ten en cuenta que la rentabilidad debe ser el objetivo financiero final para tu negocio.
Hay algunas métricas financieras que son universales y se aplican a todas las empresas (piensa en ingresos, gastos, efectivo en caja, margen bruto, etc.).
oshua Reeves, CEO de ZenPayroll, recomienda que un negocio debe considerar cuáles podrían ser sus propias métricas únicas e incluirlas al evaluar su salud.
«Por ejemplo, en una empresa basada en suscripción, hay dos métricas increíblemente importantes: el valor de por vida del cliente (LTV) y los costos de adquisición del cliente (CAC). LTV ayuda a comprender lo que valen los clientes y CAC ayuda a comprender cómo cuesta mucho adquirirlos.
El seguimiento de estas dos métricas a través de sus canales te permite evaluar fácilmente la rentabilidad de los diferentes canales y centrarte en los mejores».
Observe de cerca tu modelo de negocio y comunícate con colegas de la industria para ayudar a definir estos puntos especializados. ¿Cuáles son algunas métricas únicas relativas a tu industria a las que debes prestar atención?
Como emprendedor, se vuelve demasiado fácil cometer errores que terminan costándo mucho.
¿De qué errores debes tener cuidado?
Un ejemplo perfecto, dice Parsons, «no es administrar tus cuentas por cobrar y tener protocolos establecidos para alentar a los clientes a pagar antes. El dinero que recibes hoy vale más que el dinero que recibes en cuatro meses. Cuanto antes tengas tu dinero en el banco, más interés tendrá de él.
Si vas a extender el tiempo en el que recibes dinero o si los clientes pagan tarde, podrías implementar un cargo por demora o cobrar intereses sobre el monto adeudado. las empresas no hacen esto y como resultado pierden dinero que podría haber estado en el banco».
¿Qué otros errores podrían costarle dinero? ¿Tal vez te pierdas las fechas de pago de tus tarjetas de crédito y pagues en exceso? ¿O cobrar tarifas por pagar tarde a tus propios proveedores?
Tómate un tiempo para trabajar en tus procesos comerciales e identificar lugares donde podrías estar perdiendo dinero sin saberlo. Si no estás seguro, comuníquate con tu contador para obtener ayuda.
A medida que tu negocio se expande, el gasto excesivo puede convertirse en un problema, ya que no tienes tiempo para controlar cada dólar que abandona tu negocio. Pero, es importante que hagas tiempo. ¿Cómo? Realiza una auditoría trimestral de gastos.
Observa de cerca dónde gastas dinero. ¿Puedes decir con confianza que no estás gastando demasiado? ¿Hay algún software o servicio que no estés utilizando que debas cancelar? ¿De qué otra manera puede reducir costos? Apartarse cuatro veces durante el año para hacerse estas preguntas podría ayudarte a ahorrar miles anualmente.
«Los propietarios de pequeñas empresas a menudo trabajan con presupuestos muy ajustados, lo que lleva a una mentalidad de bricolaje», dice Reeves. «Sin embargo, el recurso más valioso es a menudo tu tiempo.
Los emprendedores deben pensar constantemente si pasan tiempo en las partes más importantes de tu negocio.
Por ejemplo, si el dueño de un negocio pasa tres horas a la semana ejecutando la nómina manualmente, puede pensar que están ahorrando dinero, pero en realidad están gastando tiempo y energía que podrían destinarse al crecimiento de su negocio».
Lo creas o no, tus esfuerzos para ahorrar dinero «haciéndolo todo» en realidad podrían estar enviando más dinero por el desagüe. Es por eso que la tecnología juega un papel tan importante en las pequeñas empresas, ya que te permite externalizar o automatizar tareas complicadas.
Como dueño de negocios debes evalúen dónde puedes actualizar tu tecnología. Y si es posible, aprovechar las soluciones basadas en la nube como lo que ofrecemos con Facturo para la facturación y contabilidad de tu empresa o negocio.
La tecnología puede tener un costo inicial, pero el tiempo y el dinero que puedes ahorrar en el futuro justifica el gasto inicial.
¿Qué procesos comerciales podrías automatizar para ayudar a liberar tu tiempo? Piensa en ello y verás cómo has estado desperdiciando este invaluable activo.
Quizá has llegado aquí, queriendo saber hacer algo que hasquerido saber hace mucho. Y es colocar tu logotipo en tus facturas emitidas.
Y eso es algo que puedes hacer con la plataforma de Facturo.
Aquí te vamos a decir cómo hacerlo, si ya tienes una cuenta de nuestro softaware de facturación electrónica:
Iniciamos sesión con nuestros accesos. Lo primero que veremos es el «Escritorio»
Una allí, hacemos click en «Configuración Principal», que es la opción marcada encuadro rojo en la imagen de arriba.
Allí tendremos toda la configuración donde podremos definir la razón social, email, RUC, teléfonos, etc de tu empresa.
Justo en la parte final tenemos la opción de «logotipo para PDF».
Aquí tendremos que hacer que nuestro logo tenga unas dimensiones de 370 X 80 px, que es una dimensión rectangular.
Le daremos click en «seleccionar archivo» primero y luego en «subir imagen»
Hay que tener en cuenta que tenemos un límite de 20 kb al momento de subir la imagen.
Si por alguna razón, tu logo si tiene las dimensiones pero supera los 20 Kb, puedes hacer una optimización de imagen de tu logo con Tiny.
Nos vamos a tinypng.com y subimos la imagen allí. Este software Online, lo que hará es comprimir la imagen y reducirá el peso en Kb que tiene sin suprimirle calidad perceptible.
Ya tienes la imagen y ahora podrás subirla a Facturo.
En caso la imagen de tu logo supere las dimensiones requeridas. puedes hacer una redimensión usando herramientas como IloveIMG
Al subir la imagen, en la parte de la derecha pondremos las dimensiones que queremos. En nuestro ejemplo, el logo no tiene exactamente 370 X 80 al redimensionarla.
POodemos elegir desmarcar «mantener relación de aspecto» para personalizar tranto el ancho y el largo, pero eso distorionaría nuestro logo. Así que lo que hacemos es mantener el valor más bajo exactamente en 80 px.
Le damos cick a «Redimensionar imagenes»
Ahora si tenemos nuestro logo y podemos subirlo a Facturo.
Las empresas tienen una variedad de gastos que deben pagarse para mantener las puertas abiertas.
Estos incluyen los costos de nómina, servicios, alquiler, suministros y equipos solo por nombrar algunos.
A veces, estos costos sufren de algo conocido como fluencia de la misión. Es decir, comienzan siendo manejables hasta que alguien decide que hay un poco más de espacio en el presupuesto para suministros adicionales, unas pocas horas más en la nómina o espacio de alquiler adicional.
Lo más probable es que estos «pelos de punta» se hicieron con la intención de ayudar a tu negocio en lugar de perjudicarlo.
El problema es que todo esto se suma rápidamente y pone a prueba tu presupuesto. Sin embargo, algunos de los costos pueden ser beneficiosos, a pesar de que no están generando gran retorno. Para ayudarte a decidir qué costos son necesarios, aquí hay cuatro formas de optimizar tus gastos comerciales mientras te aseguras de que todos tengan lo que necesitan para hacer su trabajo.
A veces las personas tratan el presupuesto como una sugerencia en lugar de un límite superior para el gasto, o no creen que necesiten gastar hasta el último centavo asignado a su departamento.
Luego hay momentos en que el dinero se queda corto y se requiere un recorte del presupuesto. Es una realidad frustrante dirigir un negocio. Por un lado, el dinero tiene que gastarse para poder operar, pero cuando las personas no prestan atención a sus límites financieros, no se gasta correctamente.
Esto no quiere decir que deba bloquear el presupuesto y repartir a regañadientes cada dólar cuando se lo soliciten.
Por el contrario, debes ser realista y flexible. Tener una conversación con los que se gastan demasiado. Averigüa si el derrochador es capaz de recortar costos y mantenerse dentro del presupuesto.
Habla con la persona que gasta menos para saber si realmente se necesita el dinero extra. Puede ser que el gasto excesivo necesite un pequeño recordatorio sobre la disciplina fiscal, mientras que el gasto insuficiente necesita evaluar cuánto dinero es realmente necesario para su departamento.
Lo mismo ocurre con otros aspectos de la gestión de un negocio. Encuentra costos y recórtalos, pero gasta cuando sea necesario. A veces es necesario sacar dinero extra para contratar talentos o traer suministros adicionales para aumentar la producción.
La disciplina fiscal tiene mucho sentido, pero hay momentos en que esa disciplina también implica hacer gastos ocultos.
Por ejemplo: la factura de electricidad está constantemente alto y nadie sabe por qué. Una indagación para encontrar el problema termina descubriendo los suministros de energía ininterrumpida (UPS) no utilizados que están enchufados.
Los elementos que una vez se conectaron permanecen toda la noche, y nadie pensó en desconectar los UPS de la pared.
Las fuentes de alimentación ininterrumpida tienen baterías que siempre se están cargando para suministrar energía a algo electrónico durante un corte de energía (Luces de emergencia). A pesar de que no hay nada enchufado, estos UPS aún consumen energía y mucha. Están creando un costo oculto al aumentar el uso de energía sin ser útiles.
Reduce, recorta y elimina estos costos ocultos auditando cada departamento. Averigua de qué usan más y determina si hay una manera de reducir el uso de ese elemento.
Pregúntale a cualquier dueño de negocio cómo se siente acerca de los costos de la tecnología de la información (TI) y te dirá que es dinero que no le gusta gastar.
No es inusual que una empresa vea la TI como un costo conveniente sin ningún beneficio para la organización. La realidad es que TI mantiene una empresa competitiva de muchas maneras, y reducir el presupuesto puede dejar a una empresa vulnerable.
En lugar de mirar a TI para ahorrar costos, haz que tu personal presente ideas para la automatización.
La automatización de ciertos procesos libera al personal de TI para dedicar más tiempo a solucionar problemas de los usuarios, reemplazar equipos y mantenerse a la vanguardia de los últimos ataques de seguridad.
Por lo general, la idea es mantener la producción interna para ahorrar dinero, pero no siempre es realista, y enviar el trabajo al exterior tiene más sentido.
Esto es especialmente cierto cuando hay un producto que vende y gana dinero, pero no vende lo suficiente como para justificar mejoras dentro del negocio.
Tercerizar un proceso a otra empresa puede generar un ahorro de dinero para tu empresa.
Utiliza un proveedor externo que tenga la capacidad de realizar o crear, ya que podría hacer algo similar y ofrece el servicio por mucho menos que hacerlo internamente.
Ayuda a reducir el costo de producción de ese artículo y elimina la necesidad de actualizar el equipo para obtener un producto ligeramente rentable.
También existe el beneficio de no tener que deshacerse del equipo si el producto finalmente se descontinúa.
En este post vamos a hablar de tensiones financieras así que vamos a explicar a qué le llamamos Tensión Financiera cuando hablamos de negocios.
Básicamente una tensión financiera es cuando empiezas a no cumplir con tus obligaciones de pagos ya sea préstamos, impuestos, etc.
Las tensiones financieras son inevitables cuando tienes un negocio. Crear un negocio no es sencillo y saber cómo apalancarlo.es la clave porque ´puede disminuir esas tensiones financieras.
Casi toda tensión financiera es inevitable como verás en este artículo. SE tiene tensiones financieras desde un lanzamiento de nuevos productos o servicios hasta cuando se crece.
El lanzamiento de una empresa requiere una gran cantidad de capital, y los empresarios generalmente solicitan uno o más préstamos importantes para que su operación despegue.
Toda la razón detrás de las ventas de «gran apertura» es en parte un movimiento de marketing, pero también para acumular ventas para comenzar a pagar la deuda de esos préstamos.
Los primeros años de un negocio están impulsando las ventas para superar las tensiones financieras de la deuda combinadas con los costos generales regulares, para llegar a un lugar donde el enfoque pueda cambiar hacia el crecimiento y la expansión.
Por supuesto empezar un negocio con un financiamiento bancario no es lo mejor. Salvo que se tenga uno mismo demasiada confianza y haber visto que uno ha desarrollado la habilidad de hacer crecer negocios, esto puede ser una fórmula poco recomendada.
Lo más inteligente es hacer que el negocio se apalanque y empiece a hacerse fuerte validando con ello y en las evidencias que es un gran modelo. Recién allí puede un emprendedor buscar un financiamiento.
Las empresas centradas en el crecimiento experimentan tensiones financieras cuando se acercan a su límite superior de productividad y su capacidad para cumplir con los pedidos aún es superada por la demanda de los clientes.
Quizás la solución sea tan simple como contratar algunos empleados más u obtener nuevos equipos. Quizás la demanda requiera abrir una base adicional de operaciones para servir mejor a los clientes.
Independientemente de la solución, tratar de dar el gran salto adelante puede ser un desafío si el capital necesario llega en incrementos escalonados de las facturas de los clientes.
Tú y tu equipo de ventas pueden estar en llamas, convirtiendo clientes potenciales en ventas y aumentando su lista de cuentas de clientes.
Sin embargo, los costos generales aún pueden generar tensiones financieras si sus clientes pagan sus facturas de acuerdo con cronogramas de pagos escalonados.
Ciertamente, enviar «recordatorios amistosos» puede correr el riesgo de poner en peligro las relaciones con los clientes, pero tiene que haber una forma de al menos acercarse a una relación uno a uno de ventas e ingresos.
En los tres ejemplos enumerados anteriormente, las tensiones financieras son causadas por ingresos vinculados a facturas impagas.
Mediante el uso de servicios de factoring, las empresas pueden acelerar la cantidad de datos que ingresan al tiempo que eliminan la tensión causada por las cuentas de clientes inestables.
El software de facturación electrónica como Facturo, da a las empresas acceso a los ingresos ganados con esfuerzo para que nuestros usuarios puedan pagar obligaciones financieras, hacer planes de crecimiento y corregir el flujo de caja.
Aquí hay 3 formas de evitar la tensión financiero antes de que aparezca:
Puedes evitar mucha tensión financiera al conocer tu condición financiera exacta todos los días y hacer un seguimiento de tus flujos de efectivo en función de su presupuesto.
Debes comprar un buen sistema de contabilidad interno, suscribirte a un paquete de contabilidad en línea o contratar un servicio de contabilidad para hacer tus libros.
Debe estar al tanto de tus entradas de contabilidad y generar informes con frecuencia para ver dónde se encuentra. Con esta información, puedes responder a los próximos problemas de liquidez anticipadamente y tomar medidas, como retrasos en el gasto, para reducir el problema.
Por ejemplo, considera alquilar equipos en lugar de comprarlos. Esto puede evitar un enorme desembolso de efectivo que puedes implementar en otro lugar.
Además, alquilar equipos te libera de los costos de reparación en caso de avería. Puedes alquilar espacio de oficina, o mejor aún, trabajar desde casa si es posible. Si tienes personal, ve si están interesados en trabajar de forma remota, ya que esto también puede ahorrarte dinero a usted (y a ellos).
Una tentación a la que algunos propietarios de negocios sucumben cuando las finanzas se ponen difíciles es cortar esquinas y adoptar prácticas sospechosas.
Además de no ser ético, seguramente elevará el nivel de tensión en lugar de reducirlo, y a la larga puede arruinarte. Se honesto, y si tienes éxito o fracaso, sabrás que lo hiciste legalmente.
Así como lees. Existen herramientas que harán crecer tu empresa o negocio. Claro está que estas herramientas están al alcance de muchos emprendedores y personas de negocios como tú.
Pero como sabes, la diferencia la puede hacer tu nivel de experto en el rubro o el talento en los negocios que tienes, pero ¿qué crees que podría hacer una hábil persona con herramientas como las que citamos aquí?
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Pagar impuestos es una carga con la que todos debemos vivir, aún si no tienes una empresa.
Sin embargo, también es pertinente tener en cuenta que los impuestos y otros tributos juegan un papel crucial en el progreso de nuestro país. Por lo tanto, si tiene sentido cumplir con la obligación de pagar impuesto principalmente el IGV y el impuesto a la Renta.
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