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4 Estrategias inteligentes para la sistematización en tu Empresa

Sistematizar un negocio es la más ambiciosa meta de un negocio. Si lo logras, podrás poner en automático mucho del proceso que necesita para sobrevivir.

Por lo que hacer que cada proceso dependa de menos tiempo, es valioso. El tiempo es lo más valioso en los negocios.

La sistematización es el proceso de creación de procedimientos o políticas de operación estándar que están hechos a medida para tu negocio, para garantizar operaciones, orden y productividad sin problemas. Puedes aprovechar las fortalezas de tu negocio y encontrar el éxito continuo al replicar los procedimientos que funcionan mejor.

Así que en este post te vamos a enseñar a cómo lograr una sistematización en tu Empresa para lograr más optimización y obtener más tiempo para otras cosas importantes.

1. Identifica los sistemas existentes que están funcionando en tu empresa

Si diriges un negocio que ha existido por algún tiempo, es probable que ya tenga algunos sistemas en funcionamiento. Este proceso no se trata de desmantelar y reensamblar su negocio, sino de hacer que los procedimientos antiguos o nuevos funcionen de la mejor manera posible, sin falta. 

identificando secuencias

Si bien es posible que toda tu operación no te brinde los resultados deseados, existe una buena posibilidad de que tenga cosas que funcionen bien para ti. Necesitas maximizar todo tu potencial.

El CEO de SUM Innovation, Mathew Heggem,es un buen ejemplo Antes de sistematizar su negocio, una cosa que les iba bien era generar ventas. Pero mientras llegaban las ventas, tenían un problema para satisfacer adecuadamente las necesidades de cada cliente. 

Estaba claro que su sistema de generación de ventas era bueno, por lo que tuvieron que crear sistemas efectivos para garantizar que las ventas fueran atendidas en su totalidad para hacer felices a los clientes.

Comienza este proceso haciendo una lista de todos tus sistemas. Revisa tu lista y hazte estas preguntas para cada elemento: ¿Por qué está este sistema en su lugar? ¿Qué problemas resuelve? 

Para que un sistema sea efectivo, debe resolver un problema, de lo contrario, es irrelevante. Cuando cada sistema es una respuesta a una pregunta, entonces es el correcto.

2. Identifica tareas repetitivas y la mejor manera de ejecutarlas.

¿Cuáles son las tareas que tanto tú como tus empleados realizan a diario? Antes de pasar por este proceso, apostariamos a que hay algunos que ni siquiera conoces: el tejido conectivo que mantiene todo unido, pero que nunca observaste cómo funciona. 

Eso significa que es posible que no hayas tomado nota de algunas de las tareas pequeñas pero importantes que afinan tus operaciones, por lo tanto, dejándolas fuera de vez en cuando en detrimento de tu negocio.

Para comprender todos estos detalles, indícales a tus empleados que mantengan un registro de sus actividades diarias individuales y de equipo, durante aproximadamente una semana o más o menos. Al final de este período, tus registros te darán una idea clara de lo que cada empleado realiza y lo que contribuye.

Estudia los registros de sus operaciones para identificar tareas irrelevantes y duplicadas, y luego identifica las tareas que pueden realizarse mejor individualmente o en grupo. No deseas que dos o más empleados hagan lo mismo o pierdan el tiempo en procedimientos que puede prescindir. Agrupe tareas similares y asigne empleados específicos para manejarlas.

3. Crea una secuencia

Esto puede parecer básico, pero a veces, los empleados hacen malabares con los procedimientos, sin darse cuenta del efecto que tiene sobre el resultado final. 

Trabajar sin un flujo de procedimientos acordado, crea desorden en sus operaciones y dificulta las cosas.

Identifica las tareas principales que deben realizarse antes que las secundarias, para lograr buenos resultados. 

4. Documenta tus procedimientos.

Ahora que conoces los diferentes sistemas, eliminaste las tareas repetitivas y determinaste la secuencia, debes anotar todo por escrito.

informes de sistematizacion

La idea es que brindes a tus empleados una guía paso a paso de qué hacer y cómo hacerlo, en su ausencia. Debes crear un documento de instrucciones que un empleado pueda comprender e interpretar con poca o ninguna supervisión desde el principio.

Para DJ Carroll, presidente y fundador de EasyPro Property, el punto de inflexión en su negocio fue que los empleados comenzaran a trabajar sin tener que cuidarlos y tener la seguridad de que lo harían bien porque tenían procedimientos paso a paso. 

Dividió su negocio en tres departamentos: Administración (Incluso usando facturación electrónica), Operaciones y Marketing, y puso a los líderes de equipo a cargo de los departamentos de Administración y Operaciones, mientras se concentraba en su especialidad y pasión por el Marketing.

Escribe tus procedimientos con acción, utilizando un formato de «cómo hacerlo». No solo les digas a los empleados lo que quieres que hagan, muéstrales cómo hacerlo. Para lograr mejores resultados, aproveche más imágenes que textos porque son más fáciles de entender y duran más en la mente de los empleados.

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